Φύλαξη μεγάλων συνεδριακών κέντρων

Featured | Η εξασφάλιση ενός ασφαλούς περιβάλλοντος σε μεγάλα συνεδριακά κέντρα που φιλοξενούν συνέδρια και σημαντικές επιχειρηματικές, επιστημονικές ή και πολιτικές συναντήσεις και εκδηλώσεις, είναι μια πολύ κρίσιμη παράμετρος για κάθε διοργανωτή τέτοιων γεγονότων, καθώς ζητούμενο είναι η απρόσκοπτη διεξαγωγή και ολοκλήρωση των διαδικασιών. Το προσωπικό των εταιρειών ασφαλείας που αναλαμβάνουν τη φύλαξη τέτοιων χώρων θα πρέπει να είναι άρτια εκπαιδευμένο και σε ετοιμότητα σε περίπτωση καταστροφών και διαδικασίες έκτακτης ανάγκης ανταπόκρισης.

Στην Ελλάδα μια εταιρεία παροχής υπηρεσιών ασφάλειας δεν δύναται να έχει ένοπλους υπαλλήλους βάσει του υφιστάμενου νόμου. Για τον παραπάνω λόγο, πρέπει να προλαμβάνειν παρά να θεραπεύειν. Οι εταιρείες παροχής υπηρεσιών ασφαλείας αναφέρονται στο προσωπικό τους ως αναδόχους ασφαλείας. Οι υπηρεσίες και η κατάρτιση του προσωπικού τους είναι τυπικά παρόμοια της ασφάλειας της κυβέρνησης, του στρατού, της αστυνομίας αλλά συχνά σε μικρότερη κλίμακα.

Η αποστολή μιας εταιρείας παροχής υπηρεσιών ασφαλείας είναι να καταστείλει τις ανησυχίες των πελατών της σχετικά με το βαθμό ασφαλείας ενός μεγάλου συνεδριακού κέντρου παρέχοντας εξαίρετη εξυπηρέτηση σε αυτούς και δείχνοντας την υψηλή κατάρτιση αλλά και την σε βάθος εκπαίδευση των στελεχών της.

Κλειδιά της επιτυχίας

Τα κλειδιά της επιτυχίας της σε αυτόν τον τομέα είναι:

· Να ακούει προσεκτικά τις ανησυχίες και τους στόχους των πελατών της προκειμένου να δημιουργήσει εξατομικευμένα «πακέτα» υπηρεσιών ασφαλείας.

· Να γνωρίζει και να καταλαβαίνει τι ακριβώς ο πελάτης δεν γνωρίζει. Πώς θα το δείξει στον πελάτη; Καταθέτοντας στο τραπέζι των συζητήσεων τη βαθιά τεχνογνωσία της σε θέματα ασφαλείας, καθώς επίσης και τη γνώση της στα θέματα των νομικών ρυθμίσεων που διέπουν τη διαδικασία, αλλά και την ευθύνη που διακατέχει την εταιρεία παροχής υπηρεσιών ασφαλείας.

· Να παραθέτει και να επιδεικνύει την εκπαίδευση των στελεχών της, η οποία διατηρείται και αναπτύσσεται σε καθημερινή βάση, αλλά και τις πιστοποιήσεις της ίδιας της εταιρείας.

· Και τέλος να παρακολουθεί την ποιότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών φύλαξης προκειμένου να μπορεί να προσφέρει την πλήρη διασφάλιση της ποιότητας.

Ευθύνες

Οι ευθύνες μιας εταιρείας παροχής υπηρεσιών ασφάλειας για τη φύλαξη συνεδριακών χώρων είναι:

· Η φυσική αλλά και διαδικαστική ασφάλεια των δημόσιων χώρων καθώς και των τομέων όπου δεν επιτρέπεται μη εξουσιοδοτημένο προσωπικό. Θα πρέπει να διασφαλιστεί η απρόσκοπτη λειτουργία του συνεδρίου κατά την είσοδο – έναρξη, τις ημέρες που παράγεται έργο (και καθόλη την διάρκεια των ημερών που διεξάγεται το συνέδριο) αλλά και στην έξοδο και λήξη του.

· Θα πρέπει να συζητηθούν οι διαδικασίες που θα λάβουν χώρα σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, να βρεθούν και να σχεδιαστούν διαδρομές εκκένωσης, όπως επίσης να εκτιμηθεί και να υπολογισθεί κάθε πιθανός κίνδυνος που μπορεί να διαταράξει την ομαλή λειτουργία του συνεδριακού χώρου αλλά και κατ’ επέκταση των συνέδρων.

· Η ασφάλεια όλων των επιτρεπόμενων χώρων, συμπεριλαμβανομένων των στοιχείων όπως λειτουργίες ασφαλείας, ξεκλείδωμα όλων των επιτρεπόμενων χώρων στο κοινό κατά τη διάρκεια της ημέρας του event, τη στήριξη και την υποστήριξη ΑμΕΑ, τον έλεγχο των πιθανών κινδύνων, τη διαδικασία έκτακτης ανάγκης, την ελάττωση και την αναφορά τυχόν κλοπών και απωλειών, και την παραπομπή αυτών που έχουν να υποβάλλουν μηνύσεις στην τοπική αστυνομική υπηρεσία.

· Η ανάπτυξη και η διαχείριση του σχεδίου ασφαλείας του συνεδριακού κέντρου.

· Πρέπει να λαμβάνονται υπόψη όλες οι διαθέσιμες ή προβλέψιμες πληροφορίες που μπορούν να επηρεάσουν την επιτυχή και ασφαλή διεξαγωγή του συνεδρίου. Αυτό συμπεριλαμβάνει εκθέσεις πληροφοριών, αναμενόμενη προσέλευση και γραμμή ελέγχου, συνεχή εκτίμηση της κατάστασης και προσαρμογή του σχεδίου ασφαλείας ανάλογα με τις περιστάσεις, έλεγχος πρόσβασης και πιστοποίησης αυθεντικότητας, αναπτύξεις προσωπικού και γενική ασφάλεια στον χώρο.

· Η διασφάλιση ότι το προσωπικό της εταιρείας παροχής υπηρεσιών ασφάλειας έχει όλα τα διαπιστευτήρια και πιστοποιήσεις που απαιτούνται για την φύλαξη μεγάλων συνεδριακών χώρων.

· Η διασφάλιση της άρτιας εκπαίδευσης, της σωστής συμπεριφοράς που αρμόζει σε τέτοιες περιστάσεις, των ενιαίων προτύπων, του επαγγελματισμού, και την τήρηση των νομικών απαιτήσεων όλου του διαθέσιμου προσωπικού που θα αναλάβει την ασφάλεια του χώρου.

· Ο αποτελεσματικός έλεγχος του πλήθους, καθώς και της γραμμής ελέγχου.

· Ο έλεγχος του ανοίγματος και κλεισίματος των εισόδων, όπου εισέρχονται εμπορεύματα για την διεξαγωγή του συνεδρίου.

· Η άμεση επικοινωνία με το σταθμό πρώτων βοηθειών για κάθε επείγουσα ιατρική κατάσταση, αναφορά έκτακτης ανάγκης ή αντιλαμβανόμενους τραυματισμούς ή απώλειες.

· Η πρόληψη για την απαγόρευση εισόδου σε μη εξουσιοδοτημένους χώρους του συνέδριου.

· Η επιμόρφωση όλου του προσωπικού ασφαλείας ώστε να μπορεί να βοηθήσει άτομα με ειδικές ανάγκες να έχουν πλήρη πρόσβαση στους χώρους του συνεδρίου.

· Η διασφάλιση ότι όλοι οι δημοσιογράφοι, φωτογράφοι αλλά και εικονολήπτες θα πρέπει να συμμορφώνονται, χωρίς αντιδράσεις, στο σχέδιο ασφαλείας που έχει εκπονηθεί για το συνεδριακό χώρο. Επίσης, θα πρέπει να ενημερωθεί το προσωπικό ασφαλείας για τον τρόπο που θα πρέπει να χειριστεί τυχόν ατυχές περιστατικά, όπως διαπληκτισμοί, αντιδράσεις, κ.ά.

· Η συνεννόηση με τα κατά τόπους αστυνομικά τμήματα για την εκδήλωση που θα λάβει χώρα στο συνεδριακό χώρο ώστε να συνδράμουν με την παρουσία τους, έστω και αν αυτή δεν είναι άμεση. Επίσης θα πρέπει να ενημερώνεται από τον επικεφαλής της ασφάλειας του χώρου, το αστυνομικό τμήμα που είναι υπεύθυνο για την περιοχή ώστε οποιοδήποτε πρόβλημα παρουσιαστεί και ξεπερνά τα όρια της νομιμότητας να μπορέσει να επέμβει.

· Η παρακολούθηση, σε 24ωρη βάση, από τις κάμερες του συνεδριακού χώρου όλων των εξουσιοδοτημένων και μη χώρων για το προσωπικό και τους συνέδρους, είναι ο μόνος τρόπος για να προλαμβάνονται προβλήματα που τυχόν θα επηρεάσουν την εκδήλωση. Η παρακολούθηση θα πρέπει να γίνεται από monitors, σε χώρο μη εξουσιοδοτημένο παρά για ελάχιστο προσωπικό, σε συνεννόηση με το υπάρχον προσωπικό του συνεδριακού χώρου και με την επιτελική ή ουσιαστική βοήθεια του προσωπικού ασφαλείας της Εταιρείας Παροχής Υπηρεσιών Ασφάλειας.

· Η 24ωρη παρακολούθηση των χώρων στάθμευσης πέριξ ή ακόμα και υπογείως του συνεδριακού χώρου είναι ζωτικής σημασίας για την αποφυγή τυχόν τρομοκρατικών επιθέσεων, δολιοφθορών σε ιδιωτική περιουσία, αλλά και κλοπές.

· Η ενημέρωση του τοπικού Πυροσβεστικού Σταθμού για την εκδήλωση (συνέδριο) αλλά και ο σχεδιασμός εκκένωσης του συνεδριακού κέντρου σε περίπτωση πρόκλησης πυρκαγιάς είναι μία από τις ευθύνες της Εταιρείας Παροχής Υπηρεσιών Ασφαλείας.

· Η επάνδρωση εξωτερικού περιπόλου πεζοπόρου αλλά και εποχούμενου όλο το 24ωρο (πέριξ του συνεδριακού κέντρου), το οποίο θα επιβλέπει για τυχόν ζημιές, ξεχασμένες πόρτες ανοικτές – ξεκλείδωτες, ύποπτα αντικείμενα, «περίεργους» ανθρώπους αλλά και για την πρόληψη τρομοκρατικών ενεργειών.

· Η αποφυγή συνωστισμού στο lobby του συνεδριακού κέντρου κατά την είσοδο των συνέδρων. Η καθημερινή είσοδος στο συνέδριο πρέπει να γίνεται από τα συστήματα πρόσβασης, γραμμή ελέγχου, και πρέπει να είναι οργανωμένη, επαγγελματική, χωρίς άγχος αλλά και γρήγορη. Εδώ θα πρέπει να προσεχθεί πως στο ίδιο συνεδριακό κέντρο μπορεί το συγκεκριμένο χρονικό διάστημα να λαμβάνουν χώρα πάνω από ένα μεγάλα συνέδρια. Αν υπολογίσουμε για παράδειγμα την χωρητικότητα του Βελλίδειου Συνεδριακού Κέντρου στη Θεσσαλονίκη, του μεγαλύτερου συνεδριακού κέντρου αυτή την στιγμή στην χώρα, το οποίο έχει την δυνατότητα περίπου τριών συνεδρίων την ίδια χρονική στιγμή. Οπότε η αποφυγή συνωστισμού στο lobby αλλά και ο σωστός έλεγχος χωρίς να δημιουργούνται ενοχλήσεις, αλλά και τηρώντας επακριβώς το σχέδιο ασφαλείας που εκπονήθηκε, όλων των συνέδρων είναι αυτά που θα κερδίσουν τις εντυπώσεις και θα δημιουργήσουν ευχάριστα συναισθήματα στους παρευρίσκοντες.

· Και τέλος η διασφάλιση των χώρων πάρκινγκ. Το προσωπικό ασφαλείας που βρίσκεται και έχει οριστεί να φυλάξει το χώρο του πάρκινγκ του συνεδριακού κέντρου είναι υπεύθυνο επίσης για τυχόν παράνομες σταθμεύσεις στις εισόδους και εξόδους του. Επίσης, είναι υπεύθυνο για την άμεση ρυμούλκηση των παράνομα σταθμευμένων οχημάτων ενημερώνοντας άμεσα την τροχαία. Οι πολιτικές στάθμευσης ποικίλουν από πελάτη σε πελάτη.

Γενικότερα, η εταιρεία παροχής υπηρεσιών ασφάλειας θα πρέπει να προσφέρει το υψηλότερο επίπεδο εμπειρογνωμοσύνης, βαθιά τεχνογνωσία, υψηλή κατάρτιση, οικονομικά ανταγωνιστική τιμολόγηση αλλά και αξιοπιστία.